Ako naplánovať slávnostnú večeru: konečný kontrolný zoznam

Plánovanie Večierkov

Baví ma pomáhať ľuďom plánovať a pripravovať sa na ich veľké udalosti a večierky.

So správnou prípravou môže byť vaša fundraisingová akcia neuveriteľným úspechom.

Čo je to slávnostná večera?

Slávnostná večera je zvyčajne poloformálna párty pre dospelých, ktorá zahŕňa večeru, tanec a aukciu alebo tombolu. Slávnostné podujatie zvyčajne organizuje organizácia – často nezisková – s cieľom nakŕmiť a pobaviť svojich darcov a voličov a získať peniaze pre ich organizáciu v spoločenskom prostredí.

V dokonalom svete by bolo plánovanie finančnej zbierky alebo slávnostnej večere hračkou. Štedrí sponzori by zaplatili za všetko vaše jedlo, zábavu a ubytovanie, zatiaľ čo vaši hostia by boli viac než horliví dražiť položky z aukcie a prispievať na vašu vec. Nanešťastie, plánovanie slávnostného podujatia v reálnom svete si vyžaduje pomerne veľa príprav. Ak chcete naplánovať perfektnú slávnostnú večeru, budete musieť hľadať sponzorov a dobrovoľníkov, vytvoriť tému a pozvánky a rezervovať jedlo a zábavu. Efektívne vykonávanie týchto krokov môže robiť zázraky. Tento článok načrtáva niektoré dôležité kroky a nevyhnutnosti, ktoré sú kľúčové pre správne plánovanie galavečera.

Kontrolný zoznam 12-krokového galaplánovania

Načrtnite svoj účel
Analyzujte náklady
Stanovte si cenu lístka
Vyberte si metódy fundraisingu
Získať sponzorstvo
Vyberte miesto konania
Zistite, aká bude vaša téma
Pripravte si jedlo a pitie
Navrhnite si pozvánky
Plánujte aktivity a knižnú zábavu
Vyzdobte si miesto konania
Hľadajte dobrovoľníkov

1. Načrtnite svoj účel

Vedieť, čo chcete vašou udalosťou dosiahnuť, vám a vášmu tímu pomôže naplánovať si to. Náklady na plánovanie fundraisingového gala môžu byť extrémne vysoké, takže bude dôležité získať podporu pre vašu vec a vzbudiť záujem v rámci komunity.

Prvým krokom procesu plánovania by malo byť stanovenie cieľa pre vašu organizáciu, určenie toho, kto/čo bude mať úžitok z finančnej zbierky, a načrtnutie toho, čo môžu hostia očakávať, že podporia svojimi aukciami a darmi.

Pred rezerváciou miesta a zábavy by ste mali načrtnúť účel vašej udalosti a vytvoriť rozpočet.

Kelly Sikkema cez Unsplash

2. Analyzujte náklady

Predtým, ako sa proces plánovania skutočne začne, musí vaša organizácia určiť množstvo dostupného počiatočného kapitálu. Časová os plánovania galavečera sa bude líšiť v závislosti od udalosti, ale bežné poplatky zahŕňajú jedlo, nápoje, prenájom miesta, reklamu, A/V vybavenie, predmety na aukciu a ďalšie výdavky.

Sledovanie toho, koľko peňazí miniete a koľko budete potrebovať na dosiahnutie zisku, je kľúčovým prvkom na vytvorenie presného rozpočtu. Koniec koncov, účelom gala je získať peniaze, nie ich minúť! To znamená, že samozrejme budete musieť minúť značnú sumu vopred, aby ste naplánovali a zorganizovali svoju fundraisingovú udalosť. Ak všetko pôjde dobre, pokryjete svoje náklady a zostane vám veľa nových prostriedkov pre vašu vec.

3. Stanovte si cenu vstupenky

Keď určíte počet hostí, ktorých sa chcete zúčastniť, nastavte cenu pre každú vstupenku. Pri určovaní ceny vstupného je potrebné zvážiť miesto, menu a cenu podujatia. Okrem bežných vstupeniek nezabudnite ponúknuť obmedzený počet VIP vstupov dostupných za vyššiu cenu, aby ste VIP návštevníkom ponúkli špeciálne výhody počas podujatia. Predaj vstupeniek je skvelý spôsob, ako získať ďalšie peniaze pre vašu vec.

4. Vyberte si metódy fundraisingu

Plánovanie slávnostného podujatia sa točí predovšetkým okolo získavania peňazí, preto zvážte rôzne spôsoby získavania finančných prostriedkov. Priaznivci vašej organizácie radi prispejú peniazmi, ale je tiež užitočné realizovať ďalšie aktivity, do ktorých sa môžu hostia zapojiť. Medzi spôsoby, ako získať ďalšie prostriedky, patrí tombola alebo tichá aukcia, predaj občerstvenia, predaj reklamných príležitostí a rozdelenie predaja. s podpornými spoločnosťami. Nezabudnite vymyslieť čo najviac nápadov, aby ste získali peniaze na organizáciu alebo aby podporili vašu slávnostnú večeru.

5. Získať sponzorstvo

Pokiaľ vaša organizácia nemá obrovské množstvo počiatočných peňazí, vaša udalosť si bude pravdepodobne vyžadovať podporu sponzorov. Ponukou reklamy a iných výhod určitým firmám možno budete môcť získať potrebné položky za prijateľnú cenu.

Kontaktovanie sponzorov od vás bude vyžadovať, aby ste používali každú časť vašej existujúcej siete, vytvorili dlhodobé obchodné vzťahy a vytvorili symbiózu so zúčastnenými organizáciami. Miestne reštaurácie vám môžu poskytnúť lacné alebo bezplatné miesto, kde usporiadate podujatie a zásobíte hostí jedlom a nápojmi. Zábavu možno tiež sponzorovať, či už vo forme miestnych zabávačov vystupujúcich za zľavnenú cenu alebo väčších vystúpení, ktoré platia vaši sponzori. Ak plánujete naplánovať aktivity, ako je tombola alebo aukcia, sponzori môžu tiež darovať ceny na vašu udalosť.

Miesto, ktoré si vyberiete, by malo závisieť od počtu hostí, ktorých pozývate, od vašej témy a od toho, aké druhy zábavy plánujete uviesť.

6. Vyberte miesto konania

Vaše miesto bude hrať veľkú úlohu vo vašom plánovacom procese, takže je dôležité, aby ste si dôkladne preskúmali možnosti a vybrali si dobré miesto, ktoré bude schopné pohodlne uspokojiť vašu maximálnu účasť, vrátane poskytovateľov zábavy a stravovania.

Prostredie by malo byť štýlové a umožňovať ľuďom slobodne sa stýkať. Ak je vaše miesto darované, môže to trvať trochu plánovania, aby vyhovovalo vašim potrebám, preto dôkladne zvážte všetky úpravy, ktoré budete musieť urobiť pred zdobením. Vaše dekorácie by mali zodpovedať tomu, čo majú hostia na sebe, a vašej téme.

7. Určite, aká bude vaša téma

Kreatívny motív pre vašu slávnostnú udalosť poskytne hosťom jedinečnú atmosféru. Či už je to broadway, stredovek, maškaráda, Vianoce, námorníctvo alebo niečo iné, téma vám môže pomôcť pri výbere jedálneho lístka, dekoráciách, plánovaných aktivitách a obliekaní.

Pri plánovaní tematickej udalosti je dôležité uistiť sa, že vaše dekorácie, ozdoby a zábava správne sedia. V niektorých prípadoch môže byť potrebné kontaktovať organizáciu oboznámenú s tematickými podujatiami, aby sa zabezpečila správna prezentácia.

Uistite sa, že svojim hosťom sprístupníte rôzne jedlá, pretože niektorí účastníci budú pravdepodobne vegáni, vegetariáni, neznášajú lepok alebo laktózu atď.

8. Pripravte si jedlo a pitie

Nakupujte a oslovte rôzne stravovacie služby, reštaurácie a iné zariadenia, aby ste zistili, či dokážu ubytovať vašich hostí. Zvážte, či chcete mať cash bar alebo otvorený bar, a pripravte si menu s vegetariánskymi a bezlepkovými možnosťami.

Vaše menu by malo byť rozmanité a to, čo budete podávať na slávnostnej večeri, bude závisieť od charakteru vašej udalosti, témy, ktorú ste si vybrali, a od rozpočtu vašej organizácie. Môžete tiež zvážiť prispôsobenie svojho nápojového riadu, aby ste na svojich zákazníkov urobili mimoriadne špeciálny dojem.

9. Navrhnite si svoje pozvánky

Vaša pozvánka bude prvá vec, ktorú potenciálni hostia uvidia, takže vytvorenie nezabudnuteľnej pozvánky je dôležitým krokom pri plánovaní vašej udalosti. Vytvorenie dobrej pozvánky si vyžaduje presné informácie a prezentáciu, ktorá upúta pozornosť.

Zahrňte informácie, ako je dátum, čas, miesto a formálne náležitosti, ako aj dôležité podrobnosti, ako napríklad kto bude mať z udalosti úžitok, zvolenú tému a plánované aktivity. The umenie písania slávnostných pozvánok vám umožní byť kreatívny, ale je tiež dôležité, aby váš tón odrážal formálnosť udalosti.

10. Plánujte aktivity a knižnú zábavu

Plánovanie úspešnej galavečere sa točí okolo rezervácie vhodnej zábavy a aktivít určených na získanie peňazí. Obráťte sa na miestne miesta a informujte sa o možných živých vystúpeniach, ako aj o možných položkách, ktoré možno darovať do tomboly alebo tichej aukcie. Uistite sa, že nájdete formy zábavy, ktoré zodpovedajú vašej téme a ktoré budú hostia považovať za pútavé a vhodné.

11. Vyzdobte si miesto konania

Jedným z posledných krokov, ktoré urobíte pri príprave na slávnostnú večeru, je zdobenie miesta konania. Vyberte si výrazné doplnkové farby a ozdobte ich podľa zvoleného motívu. Využite jedinečné ozdoby, umelecké diela a rekvizity na vytvorenie vizuálne úžasného prostredia pre svojich hostí a dodajte svojej udalosti slávnostnú atmosféru.

Vzhľadom na dôležitosť prezentovania jedinečnej atmosféry môže byť potrebné dohodnúť si pomoc pri zdobení. Existuje množstvo spoločností, ktoré pomáhajú plánovačom podujatí vyzdobiť miesta všetkých tvarov a veľkostí podľa témy a farebnej schémy. Mnohé z nich majú k dispozícii šablóny a materiály pre širokú škálu bežných tém udalostí.

12. Hľadajte dobrovoľníkov

Keď je všetko naplánované, budete musieť nájsť ľudí, ktorí vám pomôžu s prípravou a údržbou podujatia. Pomocou svojej siete a zdrojov v rámci organizácie aj mimo nej nájdite dobrovoľníkov, ktorí vám pomôžu pozdraviť hostí, usadiť ľudí, podávať jedlo a zabezpečiť, aby večer prebehol hladko.

Veľa štastia!

Úspešná slávnostná večera je jedným z najlepších spôsobov, ako získať podporu pre vašu organizáciu, ale vyžaduje si aj veľa plánovania a prípravy. Zabezpečenie toho, aby bolo všetko v poriadku pred príchodom jediného hosťa, pomôže večeru plynule prebehnúť a predstaví vašu organizáciu v profesionálnom svetle. Fundraisingy sú nevyhnutné pre rast každého podnikania alebo neziskovej organizácie a efektívne riadenie každého kroku je kľúčom k nezabudnuteľnému večeru.

Tento obsah je presný a pravdivý podľa najlepšieho vedomia autora a nie je určený na to, aby nahradil formálne a individuálne rady od kvalifikovaného odborníka.