Tipy a nápady na plánovanie fundraisingového galavečera

Plánovanie Večierkov

Baví ma pomáhať ľuďom plánovať a pripravovať sa na ich veľké udalosti a večierky.

Získavanie peňazí pre neziskové organizácie si vyžaduje veľkú podporu a vo veľkej miere sa spolieha na zbierky. Vytváranie povedomia a zdôrazňovanie dôležitosti vašej organizácie si vyžaduje starostlivé plánovanie, zváženie a často aj prísny rozpočet. Skutočnosť, že väčšina peňazí pre neziskové organizácie pochádza z darov a iných foriem vonkajšej podpory, znamená, že každá slávnostná večera musí byť pripravená s ohľadom na každý detail. Tu je niekoľko spôsobov, ako zefektívniť proces plánovania a vytvoriť pre svojich priaznivcov príjemné prostredie.

vymenovať výbory

Jedným z kľúčov k plánovaniu slávnostnej zbierky je starostlivo preskúmať každý prvok. Rozdelenie každej jednotlivej úlohy do menších plánovacích výborov umožňuje správne riadenie každého aspektu a ponúka cielenejší prístup. Každý výbor bude mať svoj vlastný program, ale je dôležité nadviazať komunikáciu medzi každou skupinou počas celého procesu plánovania. Zorganizujte výbor pre nasledujúce oblasti a maximalizujte úspech svojej zbierky.

Pozvánky

Jasné vyhlásenie o účele vašej slávnostnej zbierky je najlepší spôsob, ako nájsť podporu pre vašu vec. Každá pozvánka by mala mať zmysel pre personalizáciu a mala by jasne naznačovať účel udalosti. Písanie pozvánok na slávnostnú večeru je umenie, s ktorým je dôležité sa zoznámiť. Informácie by mali obsahovať dátum, čas, miesto konania, cenu podujatia a adresu RSVP. Pri písaní a formulovaní pozvánok je potrebné pamätať na 7 vecí.

Tipy na písanie pozvánok na galavečer

1. Jasne uveďte účel vašej zbierky a kto z nej bude mať úžitok.
2. Zahrňte špecifiká týkajúce sa jedla a nápojov, ako napríklad kedy sa bude podávať večera, či sa budú alebo nebudú podávať nápoje a či bude zahŕňať otvorený alebo cash bar.
3. Dajte hosťom vedieť o formálnosti udalosti. Ak je slávnostná zbierka black tie, nezabudnite uviesť túto informáciu.
4. Ak sa podujatie koná na mieste, ktoré hostia nemusia poznať, nezabudnite uviesť trasu.
5. Zvýraznite tému slávnostnej zbierky, ak ste si ju vybrali.
6. Uveďte všetky jedinečné atrakcie, ktoré by mohli pomôcť prilákať fanúšikov.
7. Mala by byť zahrnutá karta s odpoveďou a malo by sa ponechať miesto na meno a spôsob platby, ak je to potrebné.

Zábava

Slávnostné zbierky sú navrhnuté s ohľadom na podnikanie, ale ponúkajú aj zábavu a relax. Živá hudba, pódiové predstavenia a iné podujatia vytvárajú jedinečné a pohodlné prostredie pre vašich hostí. Či už je to niečo také jednoduché ako živá kapela alebo extravagantné ako tematická produkcia, pridanie živej zábavy udrží vašich hostí zapojených počas vašej zbierky. Ak ste si vybrali tému, nezabudnite si zarezervovať predstavenia alebo zvoliť formy zábavy, ktoré ju dopĺňajú.

Aktivity

Fundraising je o generovaní kapitálu pre dobrú vec. Niekedy môže byť ťažké získať peniaze, ale niektoré udalosti umožňujú zábavné a odmeňujúce spôsoby generovania príjmu. Aukcie, tomboly a iné aktivity môžu byť naplánované a môžu ponúknuť pútavý spôsob, ako zbierať dary a poskytnúť hosťom niečo na pamiatku udalosti. Niektoré nápady na slávnostnú zbierku zahŕňajú:

• Tombola
• Výpredaj koláčov
• Autoumývareň
• Noc v kasíne
• Charitatívny golfový turnaj
• Bingo večer

PR/Marketing

Úspech akéhokoľvek gala podujatia závisí od šírenia informácií o vašej veci. Úspešný tím pre styk s verejnosťou a marketingový tím môže generovať sponzorov, ako aj podporu pre vašu vec. Pomôžte svojej slávnostnej peňažnej zbierke dosiahnuť svoj plný potenciál spoluprácou s tými, ktorí majú záujem a majú schopnosť pomôcť pri presadzovaní vašej veci. Tu je niekoľko účinných spôsobov, ako osloviť potenciálnych podporovateľov:

Tipy na propagáciu

• Využite bezplatné stránky sociálnych médií na šírenie informácií o vašej organizácii a komunikáciu s tými, ktorí ju podporujú.
• Obráťte sa na miestne noviny a požiadajte ich, aby pridali vašu udalosť do svojho kalendára udalostí.
• Zvýraznite udalosť na svojom blogu. Ak ešte nemáte blog pre svoju organizáciu, založte si ho, aby ste jednotlivcov informovali o tom, čo chce vaša spoločnosť dosiahnuť.
• Kontaktujte iné blogy a organizácie, ktoré podporujú vašu vec alebo majú podobné ciele, a opýtajte sa, či budú odkazovať na vašu udalosť alebo ju propagovať.
• Vytvorte vizuálne úžasné letáky a distribuujte ich miestnym firmám.
• Pošlite tlačové správy do miestnych novín a časopisov, v ktorých zdôrazníte vašu organizáciu a vašu slávnostnú finančnú zbierku.

Dekorácie

Vytvorenie jedinečného prostredia pre vašu slávnostnú zbierku je nevyhnutnosťou. Či už ide o bežne používanú tému fundraisingu alebo o vašu vlastnú tvorbu, štýlové dekorácie poskytujú príjemné prostredie pre všetkých zúčastnených. Každá slávnostná zbierka je jedinečným zážitkom a každá dekorácia by mala odrážať zmysel pre intimitu a pomôcť vybudovať nezabudnuteľné prostredie.

Príkladom tematickej zbierky môže byť noc v Las Vegas alebo v kasíne. Vaše dekorácie môžu zahŕňať vchod do Las Vegas, vrcholy spoločenských hier, kartové stolíky a farebnú schému, ktorú možno nájsť v kasíne. Aktivity by zahŕňali hazardné hry a ceny, ktoré môžu vyhrať šťastní hostia. Vytvorenie jedinečného prostredia poskytuje hosťom zábavu a krásnu atmosféru a zároveň získava peniaze pre vašu organizáciu.

Sponzorstvo

Plánovanie špičkovej gala udalosti si vyžaduje veľký kapitál. Aby bolo možné dokonale naplánovať každú udalosť, vaša udalosť bude pravdepodobne vyžadovať sponzorstvo. Vybudovanie podpory pre vašu vec si bude vyžadovať veľa networkingu a budovania pevných obchodných vzťahov a mať výbor venovaný tejto úlohe je absolútne nevyhnutné, aby pripraviť ultimátnu slávnostnú večeru . Tu je niekoľko tipov, ako získať sponzorstvo pre vašu udalosť:

Ako nájsť a udržať sponzorov

• Vybudujte si silnú sieť: Partneri, zamestnanci, členovia predstavenstva a iní jednotlivci úzko prepojení s vašou organizáciou vám môžu predstaviť možných sponzorov a pomôcť pri ďalšom rozširovaní vašej siete.
• Vykonajte prieskum: Existuje nespočetné množstvo oblastí, kde možno získať sponzorstvo, a existuje široká škála zainteresovaných spoločností. Zistite, ktoré spoločnosti získavajú sponzorstvo a zistite, či sa hodia k vašej organizácii.
• Obráťte sa na miestne médiá: Miestne noviny a rozhlasové stanice sa chcú zapojiť do svojej komunity a môžu ponúknuť bezplatnú inzerciu a môžu byť tiež ochotné prispieť na vaše podujatie.
• Poskytujte sponzorské výhody: Poskytnite svojim sponzorom odmeny, aby ste prejavili svoje uznanie za ich podporu. VIP vstupenky, reklama na ich spoločnosť, odkazy na ich stránky a ďalšie výhody poskytujú sponzorom stimul na podporu vašej organizácie a spôsoby, ako vybudovať dlhodobý obchodný vzťah.
• Budujte trvalé vzťahy: Spolupráca so sponzormi a vytváranie vzájomne výhodného vzťahu je skvelý spôsob, ako zabezpečiť, aby aj naďalej podporovali vašu organizáciu. Pokračujte v komunikácii so zástupcami vašich sponzorov a buďte si istí, že ich potreby sú splnené rovnako ako vaše.

Ďakujem ti

Skvelý spôsob, ako udržať vašu spoločnosť sviežu v ​​mysliach hostí a ukázať svoju vďaku, je poslať ďakovné listy každému účastníkovi a hosťovi na vašej slávnostnej zbierke. Tento prejav uznania hosťom ukazuje, že máte záujem o trvalý vzťah a že ich prínos nezostal nepovšimnutý.

Získavanie peňazí pre neziskovú organizáciu do veľkej miery závisí od budovania dôvery a presvedčenia hostí, že sa oplatí prispieť na vašu vec. Slávnostné večere s fundraisermi sú dokonalým spôsobom, ako rozšíriť vašu sieť a získať podporu pre vašu organizáciu. Dôkladné zameranie sa na každý aspekt procesu plánovania zaručuje, že sa nezabudne na žiadny detail. Pohodlná a zábavná slávnostná večera pri zbierke darov upokojí a otvorí ich mysle (a peňaženky) vašej veci.

Dodatočné zdroje

Úspešné nápady na získavanie finančných prostriedkov: Zozbierala Kathy La Plante - Zoznam 35 solídnych nápadov na slávnostnú fundraisingovú akciu.

Tipy na vytvorenie fundraisingového galavečera po prvýkrát - Z Kroniky filantropie.

Knihy, ktoré vám pomôžu naplánovať podujatie na získanie financií - Niekoľko užitočných kníh, ktoré môžu organizácie použiť pri plánovaní svojich podujatí na získavanie finančných prostriedkov.

10 návykov veľmi úspešných fundraiserov - Z mnohých spôsobov, ako získať peniaze pre organizáciu, jedna vec, ktorú Jen Johnson (Otis Fundraising) zistila, majú všetky spoločnú, je, že by mali zahrnúť týchto desať návykov veľmi úspešných fundraiserov.

Komentáre

Jon D dňa 27. júna 2016:

Čo sa stane, ak máte hodinu pred večerou na získavanie finančných prostriedkov a kuchár stále neprišiel ani nedvíha telefón?

Megan Austin dňa 21. júna 2016:

Užitočné tipy na plánovanie galavečera. Tieto nápady sú skutočne užitočné pre tých, ktorí plánujú slávnostnú večeru. Ďakujem vám za informáciu.

Nancy Tate Hellams z Pendleton, SC dňa 29. augusta 2014:

Som zapojený do mnohých snáh o získavanie finančných prostriedkov, takže to bude veľmi užitočné. Vďaka.

missali dňa 26. februára 2013:

Trafil si každý detail! Plánovanie finančnej zbierky/galavečera môže byť dosť náročná úloha, preboha!